Brief schreiben

Autor: Silvan Maaß

Das Schreiben eines Briefes kann in vielen Situationen notwendig sein, sei es im beruflichen oder im privaten Kontext. Dabei gibt es deutliche Unterschiede zwischen einem formellen bzw. offiziellen Brief und einem persönlichen Brief. Auf dieser Seite werden alle relevanten Fragen rund um das Thema ausführlich beantwortet. Ihr werdet Schritt für Schritt durch den Prozess geführt und erfahrt, worauf ihr achten müsst.

1. Offizieller/Formaler Brief

Ein offizieller oder formaler Brief wird in der Regel in geschäftlichen oder behördlichen Kontexten verwendet. Er folgt bestimmten Konventionen und Regeln, die es zu beachten gilt.

1.1 Welche formalen Anforderungen gibt es?

Ein formaler Brief sollte folgende Elemente enthalten:

• Briefkopf
  • Absenderadresse: Eure Adresse, oben rechts.
  • Zusätzliche Kontaktmöglichkeiten: Eure Telefonnummer und eure E-Mail, oben rechts unter die Absenderadresse (optional)
  • Empfängeradresse: Adresse des Empfängers, oben links, etwas tiefer als die Absenderadresse
  • Ort, Datum: Der Ort und das Datum, an dem ihr den Brief verfasst, rechtsbündig, ein wenig tiefer als die Empfängeradresse
• Betreffzeile: Ein kurzer Hinweis auf den Inhalt des Briefes, in der Regel linksbündig, kann aber auch zentriert werden, etwas tiefer als das Datum
• Anrede: Eine formelle Anrede wie "Sehr geehrte Damen und Herren" oder, wenn der Empfänger bekannt ist, "Sehr geehrte Frau Müller" oder "Sehr geehrter Herr Schmidt". Im Haupteil wird dann gesiezt (Sie).
• Hauptteil: Der eigentliche Inhalt des Briefes, strukturiert und klar formuliert.
• Grußformel: Eine formelle Grußformel wie "Mit freundlichen Grüßen".
• Unterschrift: Eure Unterschrift unter der Grußformel, ggf. mit gedrucktem Namen und Titel darunter.

1.2 Wie gestalte ich den Inhalt eines offiziellen Briefes?

Der Inhalt sollte sachlich, klar und präzise sein. Folgende Struktur ist sinnvoll:

• Einleitung: Kurze Vorstellung und Anlass des Schreibens.
• Hauptteil: Detaillierte Ausführungen zum Thema, ggf. gegliedert in Absätze.
• Schluss: Zusammenfassung, eventuell höfliche Bitte um Rückmeldung oder Handlung.

1.3 Welche Sprache und Tonalität sind angemessen?

Verwendet eine formelle, höfliche Sprache. Vermeidet Umgangssprache und Abkürzungen. Achtet auf eine klare und verständliche Ausdrucksweise.

1.4 Wie lang sollte ein offizieller Brief sein?

Ein offizieller Brief sollte so lang wie nötig, aber so kurz wie möglich sein. Wichtig ist, dass alle relevanten Informationen enthalten sind, ohne den Leser zu überladen.

1.5 Beispiel für einen offiziellen Brief

2. Persönlicher Brief

Ein persönlicher Brief wird meist im privaten Umfeld geschrieben und kann weniger formell gestaltet sein. Hier steht die persönliche Note im Vordergrund.

2.1 Welche formalen Anforderungen gibt es?

Auch bei einem persönlichen Brief gibt es einige Grundelemente:

• Briefkopf
  • Absenderadresse: Eure Adresse, oben rechts. (optional)
  • Zusätzliche Kontaktmöglichkeiten: Eure Telefonnummer und eure E-Mail, oben rechts unter die Absenderadresse (optional)
  • Empfängeradresse: Adresse des Empfängers, oben links, etwas tiefer als die Absenderadresse (optional)
  • Datum, Ort: Der Ort und das Datum, an dem ihr den Brief verfasst, rechtsbündig
• Betreffzeile: Ein kurzer Hinweis auf den Inhalt des Briefes, in der Regel linksbündig, kann aber auch zentriert werden, etwas tiefer als das Datum (optional)
• Anrede: Eine persönliche Anrede wie "Liebe Anna" oder "Lieber Peter". Im Haupteil wird dann in der Regel geduzt (Du).
• Hauptteil: Der Inhalt des Briefes, in dem ihr eure Gedanken und Gefühle ausdrückt.
• Grußformel: Eine herzliche Grußformel wie "Liebe Grüße" oder "Dein/Eure".
• Unterschrift: Eure Unterschrift unter der Grußformel, ggf. mit gedrucktem Namen darunter. (optional)

2.2 Wie gestalte ich den Inhalt eines persönlichen Briefes?

Hier gibt es mehr Freiheit. Ihr könnt eure Gedanken, Erlebnisse oder Gefühle schildern. Eine lockere Struktur ist möglich, oft wird der Text einfach fließend geschrieben.

2.3 Welche Sprache und Tonalität sind angemessen?

Verwendet eine freundliche und persönliche Sprache. Ihr könnt Umgangssprache und persönliche Anspielungen verwenden. Wichtig ist, dass der Ton authentisch und herzlich ist.

2.4 Wie lang sollte ein persönlicher Brief sein?

Ein persönlicher Brief kann beliebig lang sein, je nach dem, was ihr mitteilen möchtet. Es gibt keine festen Regeln.

2.5 Beispiel für einen persönlichen Brief

3. Zusammenfassung

Ob offiziell oder persönlich, das Schreiben eines Briefes erfordert ein gewisses Maß an Struktur und Überlegung. Während formelle Briefe einer klaren, sachlichen Linie folgen und bestimmte Konventionen beachten, sind persönliche Briefe freier und gefühlvoller gestaltet. Indem ihr die genannten Fragen und Tipps berücksichtigt, könnt ihr sicherstellen, dass Eure Briefe stets angemessen und wirkungsvoll sind.

4. Checkliste für das Schreiben eines Briefes

4.1 Offizieller Brief

• Absender- und Empfängeradresse
• Datum, Ort
• Betreffzeile
• Formelle Anrede
• Strukturierter Hauptteil
• Formelle Grußformel
• Unterschrift

4.2 Persönlicher Brief

• Datum, Ort
• Persönliche Anrede
• Fließender, persönlicher Inhalt
• Herzliche Grußformel

5. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Beschriftung eines Briefumschlags

Jetzt, wo alles Wissenswerte rund um das Schreiben eines Briefes geklärt ist, dürfen wir die richtige Beschriftung des Briefumschlags natürlich nicht vergessen, um sicherzustellen, dass eure Post auch sicher und pünktlich beim Empfänger ankommt.

5.1 Die richtige Platzierung der Adressen

Die korrekte Platzierung der Absender- und Empfängeradresse ist entscheidend:

• Empfängeradresse: Diese gehört in die untere rechte Ecke des Umschlags. Achtet darauf, dass die Adresse vollständig und gut lesbar ist. Dazu gehören:
  • Name des Empfängers
  • Straße und Hausnummer
  • Postleitzahl und Ort
• Absenderadresse: Diese kommt in die obere linke Ecke des Umschlags. Auch hier sollte die Adresse vollständig und gut lesbar sein. Dazu gehören:
• euer Name
• eure Straße und Hausnummer
• eure Postleitzahl und euer Ort

5.2 Beispiel eines korrekt beschrifteten Briefumschlags

5.3 Der richtige Stift und die ideale Schriftgröße

Verwendet einen wasserfesten Stift, um zu verhindern, dass die Adresse bei Nässe verwischt. Die Schriftgröße sollte groß genug sein, um aus einem normalen Leseabstand gut lesbar zu sein, aber auch nicht zu groß, um den verfügbaren Platz optimal zu nutzen.

5.4 Die Frankierung

Bringt die Briefmarke in der oberen rechten Ecke des Umschlags an. Stellt sicher, dass die Briefmarke den aktuellen Portobestimmungen der Deutschen Post entspricht. Informationen dazu findet ihr auf der Webseite der Deutschen Post oder direkt in einer Filiale.

5.5 Häufige Fehler und wie ihr diese vermeidet

• Unvollständige Empfängeradresse: Stellt sicher, dass alle Teile der Adresse vorhanden sind, um Rücksendungen zu vermeiden.
• Unleserliche Schrift: Achtet darauf, dass eure Handschrift gut lesbar ist, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Falsche Postleitzahl: Überprüft die Postleitzahl des Empfängers, um sicherzustellen, dass euer Brief korrekt zugestellt wird.
• Fehlende Absenderadresse: Ohne Absenderadresse kann der Brief bei Problemen nicht an euch zurückgesendet werden.

5.6 Tipps für eine sichere und zuverlässige Zustellung

• Verwendet einen stabilen Umschlag: Besonders bei wichtigen Dokumenten oder empfindlichen Inhalten.
• Schreibt die Adresse in Blockbuchstaben: Dies erhöht die Lesbarkeit.
• Verwendet Zusatzservices der Deutschen Post: Wie Sendungsverfolgung oder Einschreiben, um wichtige Briefe sicher zu versenden.

Über den Autor
Silvan Maaß ist Diplom-Kommunikationswirt (dab) sowie Mitbegründer der Sprachnudel, wodurch er sich seit 20 Jahren beinahe täglich mit theoretischer und angewandter Linguistik beschäftigt. Die Lebendigkeit der Sprache hat es ihm besonders angetan. Daher interessiert er sich insbesondere für Okkasionalismen und Neologismen - zwei kreative Themenfelder der Linguistikforschung, die in unserer Gesellschaft relevanter denn je sind.