Kündigung schreiben

Autor: Silvan Maaß

Das Schreiben einer Kündigung ist ein wesentlicher Bestandteil des beruflichen und persönlichen Lebens. Egal, ob es sich um die Kündigung eines Arbeitsvertrages, eines Mietvertrages oder eines Abonnements handelt - eine gut formuliertes Kündigungsschreiben hilft euch, sich korrekt und professionell von Verpflichtungen zu lösen. In diesem umfassenden Ratgeber erfahrt ihr alles, was ihr über das Schreiben einer Kündigung wissen müsst.

1. Warum eine schriftliche Kündigung wichtig ist?

Eine Kündigung beendet ein Vertragsverhältnis formell und sollte immer schriftlich erfolgen. Dies gilt für alle Arten von vertraglichen Verpflichtungen. Eine schriftliche Kündigung schafft Klarheit und dient als Nachweis im Falle von Missverständnissen oder rechtlichen Auseinandersetzungen.

2. Arten von Kündigungen

Es gibt verschiedene Arten von Kündigungen, die je nach Vertragsverhältnis unterschiedlich gehandhabt werden müssen, weil sie spezifische Anforderungen und Fristen haben, die eingehalten werden müssen:

• Arbeitsvertrag kündigen
• Mietvertrag kündigen
• Abonnement oder Vertrag bei Dienstleistern kündigen
• Versicherungsvertrag kündigen
• Mitgliedschaften kündigen (z.B. im Fitnessstudio, Verein)

3. Vorbereitung der Kündigung

Bevor ihr ein Kündigungsschreiben aufsetzt, solltet ihr folgende Schritte beachten:

1. Vertrag prüfen: Überprüft den Vertrag auf Kündigungsfristen und -bedingungen. Stellt sicher, dass ihr alle erforderlichen Informationen habt, um die Kündigung korrekt und fristgerecht einzureichen.
2. Neue Vereinbarungen treffen: Falls nötig, sichert euch alternative Vereinbarungen oder Lösungen, bevor ihr kündigt. Zum Beispiel solltet ihr eine neue Wohnung finden, bevor ihr euren Mietvertrag kündigt oder eine neue Arbeitsstelle, bevor ihr euren Job kündigt.
3. Schriftliche Kündigung vorbereiten: Erstellt ein Kündigungsschreiben, das alle erforderlichen Informationen klar und präzise enthält.

4. Aufbau und Inhalt der Kündigung

Eine gut strukturierte Kündigung umfasst die folgenden Elemente:

• Briefkopf
• Betreffzeile
• Anrede
• Einleitung und Kündigungswunsch
• Hinweis auf Bestätigung und weitere Schritte
• Abschiedsformel und Unterschrift

4.1 Briefkopf

Euer Kündigungsschreiben sollte euren vollständigen Namen und eure Adresse enthalten. Danach folgt die Adresse des Vertragspartners und das Datum.

4.2 Betreffzeile

Eine klare Betreffzeile hilft, den Zweck eures Schreibens sofort zu erkennen.

4.3 Anrede

Verwendet eine höfliche Begrüßungsformel. Wenn ihr den Namen eures Ansprechpartners kennt, nutzt diesen.

4.4 Einleitung und Kündigungswunsch

Formuliert euren Kündigungswunsch klar und deutlich. Nennt das genaue Datum, zu dem ihr kündigen möchtet. Seid ihr euch unischer, dann wählt die Formulierung "zum nächstmöglichen Zeitpunkt".

4.5 Hinweis auf Bestätigung und weitere Schritte

Bittet um eine schriftliche Bestätigung der Kündigung und fragt ggf. nach, wie mit restlichen Verpflichtungen verfahren werden soll.

4.6 Abschiedsformel und Unterschrift

Beendet euer Schreiben mit einer freundlichen Abschiedsformel und eurer handschriftlichen Unterschrift.

5. Vorlage für ein Kündigungsschreiben

6. Häufige Fehler und wie ihr diese vermeidet

• Falsches Kündigungsdatum: Achtet darauf, die Kündigungsfrist korrekt einzuhalten. Diese findet ihr in eurem Vertrag.
• Fehlende Unterschrift: Damit die Kündigung wirksam werden kann, muss sie gemäß § 623 BGB in Schriftform erfolgen und handschriftlich unterschrieben sein. Vergesst also nicht eure Unterschrift!
• Fehlende Bestätigung: Besteht auf eine schriftliche Bestätigung des Erhalts eures Kündigungsschreibens, weil ihr als Kündigender im Streitfall die Beweislast tragt. Ein Recht auf den Erhalt einer derartigen Bestätigung besteht jedoch nicht.

7. Tipps für eine professionelle Kündigung

• Formuliert klar und präzise: Vermeidet lange und komplizierte Sätze.
• Verwendet eine formale Sprache: Eine professionelle Ausdrucksweise hinterlässt einen positiven Eindruck.
• Haltet euch an die formalen Anforderungen: Eine handschriftliche Unterschrift und die richtige Adressierung sind unerlässlich.
• Seid höflich und respektvoll: Auch wenn ihr das Vertragsverhältnis beendet, hinterlasst einen positiven Eindruck. Denn: Man sieht sich immer zweimal im Leben...

8. Kündigungsfristen und -bedingungen

Jede Art von Vertrag hat spezifische Kündigungsfristen und -bedingungen:

• Arbeitsvertrag
• Mietvertrag
• Abos und Dienstleistungen
• Versicherungsvertrag
• Mitgliedschaft

8.1 Arbeitsvertrag

Die Kündigungsfristen sind im Arbeitsvertrag geregelt. Enthält dieser hierzu keine eigene Regelung oder verweist er auf das Gesetz, gilt die gesetzliche Frist aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 622 Abs. 1 BGB). In diesem Fall gilt eine Kündigungsfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats.

8.2 Mietvertrag

Die Kündigungsfrist für Mietverträge beträgt normalerweise gesetzlich geregelte drei Monate. Allerdings kann im Mietvertrag auch eine kürzere Frist vereinbart werden. Zur Wahrung der Frist muss die Kündigung bis zum dritten Werktag eines Monats beim Vermieter eingehen. Eine fristlose Kündigung ist nur unter bestimmten Bedingungen möglich, z. B. bei schwerwiegenden Vertragsverletzungen. Gut zu wissen: Bei einer Mieterhöhung haben Mieter Sonderkündigungsrecht.

8.3 Abos und Dienstleistungen

Dank dem "Gesetz für faire Verbraucherverträge", das am 1. März 2022 in Kraft getreten ist, können Kunden bei Verträgen über regelmäßige Warenlieferungen und Dienstleistungen (betrifft etwa Zeitschriften-Abos oder Streamingdienste) monatlich kündigen. Für Verträge, die vor diesem Datum abgeschlossen wurden, gilt eine Frist von drei Monaten zum Ende der Vertragslaufzeit.

8.4 Versicherungsvertrag

Versicherungsverträge können unterschiedliche Kündigungsfristen haben, die im Vertrag geregelt sind. In der Regel beträgt diese drei Monate zum Ende des Versicherungsjahres.

8.5 Mitgliedschaft

Die Kündigungsfrist für Mitgliedschaften, z. B. im Fitnessstudio oder Verein, beträgt häufig einen Monat zum Ende der Laufzeit. Auch hier solltet ihr den Vertrag bzw. die Satzung aber genau prüfen, da diese Fristen variieren können.

9. Wie geht es nach der Kündigung weiter?

• Bestätigung der Kündigung: Euer Vertragspartner sollte euch im Idealfall den Erhalt der Kündigung schriftlich bestätigen. Bewahrt diese Bestätigung sorgfältig auf.
• Schlussabrechnung und Formalitäten: Stellt sicher, dass alle formalen Angelegenheiten, wie Rückzahlungen oder die Übergabe bzw. Rücksendung von Materialien, abgeschlossen sind.

10. Fazit

Ein Kündigungsschreiben erfordert Sorgfalt und Präzision. Indem ihr die oben genannten Schritte und Tipps befolgt, stellt iht sicher, dass eure Kündigung professionell und rechtssicher formuliert ist. Eine gut durchdachte und klar strukturierte Kündigung erleichtert euch den Übergang in eine neue Phase und hinterlässt einen positiven Eindruck bei eurem bisherigen Vertragspartner. Viel Erfolg dabei!

Über den Autor
Silvan Maaß ist Diplom-Kommunikationswirt (dab) sowie Mitbegründer der Sprachnudel, wodurch er sich seit 20 Jahren beinahe täglich mit theoretischer und angewandter Linguistik beschäftigt. Die Lebendigkeit der Sprache hat es ihm besonders angetan. Daher interessiert er sich insbesondere für Okkasionalismen und Neologismen - zwei kreative Themenfelder der Linguistikforschung, die in unserer Gesellschaft relevanter denn je sind.