Ein Kostenvoranschlag ist eine kaufmännische Vorkalkulation, die mit einem rechtsverbindlichen Angebot vergleichbar ist. Ein Kostenvoranschlag dient einem Kunden dazu, sich eine Vorstellung zu verschaffen, was ihn ein bestimmter Auftrag kosten würde. Für den Kunden sind Kostenvoranschläge unverbindlich. Der Kunde kann durch unterschriebene Rücksendung des Kostenvoranschlags diesen einfach annehmen, so dass ein Vertrag mit entsprechendem Inhalt zustande kommt.
Oftmals werden Kostenvoranschläge vom Kunden so bestellt, dass dieser verschiedene Optionen zu- oder abwählen kann, um sie dem individuellen Finanzrahmen anpassen zu können und deren jeweilige wirtschaftliche Vertretbarkeit zu ermitteln. Kostenvoranschläge gibt es in der Technik, z. B. Bauwesen, KFZ-Instandsetzung oder Elektrotechnik, aber auch im Finanzwesen, z. B. bei Lebensversicherungen, und im medizinischen Bereich, z. B. für ärztliche und zahnärztliche Leistungen.
Hauptmerkmale eines Kostenvoranschlags sind:
eine Beschreibung zu Art und Umfang der nötigen Arbeiten
die dafür nötige Arbeitszeit und die zugehörigen Arbeitskosten
das dafür nötige Material und die zugehörigen Materialkosten
der Erfüllungszeitraum, z. B. in Form einer Gültigkeitsdauer.
die Vergütung für den Kostenvoranschlag selbst (falls vereinbart)
der Gesamtpreis und die ZahlungsbedingungenFür Kostenvoranschläge werden in Deutschland ohne besondere Vereinbarung keine Entgelte fällig (§ 632 Abs. 3 BGB), wobei jedoch der jeweilige Dienstleister durchaus bemüht sein wird, für diese Leistung ein Entgelt zu erzielen. Häufig werden diese Entgelte als Pauschalen in den jeweiligen AGB oder in entsprechenden Preislisten des Anbieters formuliert und bei Anforderung durch den Kunden gegengezeichnet. Oftmals besteht von Seiten des Anbieters die Möglichkeit, dass diese Entgelte bei Auftragserteilung zu Gunsten des Kunden verrechnet werden.
Sinnvoll ist die Vereinbarung eines Entgelts insbesondere, wenn im Kostenvoranschlag bereits ein Teil der angebotenen Leistung erfüllt wird. Beispielsweise kann bei der Reparatur eines Computers die Fehlersuche den Hauptteil der Arbeit ausmachen.
Die in einem Kostenvoranschlag getroffenen Aussagen über den Gesamtpreis dürfen nur unwesentlich (Einzelfallentscheidung ca. 10 % bis 25 %) überschritten werden. Im Falle einer solchen Überschreitung hat der Unternehmer dem Besteller bzw. Kunden unverzüglich die Überschreitung anzuzeigen (§ 649 Abs. 2 BGB). Der Besteller ist seinerseits zur Kündigung des Vertrages berechtigt. Er ist dem Unternehmer sodann zur Zahlung eines der geleisteten Arbeit entsprechenden Teiles der Vergütung und Ersatz der in der Vergütung nicht inbegriffenen Auslagen verpflichtet.
Nach einem Urteil des OLG Köln trifft den Unternehmer auch dann eine solche Mitteilungspflicht, wenn er dem Kunden gar keinen Kostenvoranschlag erstellt hat und er auf Stundenlohnbasis seine Leistungen abrechnet.
Seriöse Unternehmer stellen dem Kostenvoranschlag, der eine Vorkalkulation darstellt, die so genannte Nachkalkulation gegenüber, um für zukünftige Angebote eine fundiertere und somit verbesserte kaufmännische Kalkulationsgrundlage zu erhalten.